procedury / jak wynająć billboard - regulamin
Aby ułatwić Państwu życie - tutaj od A do Z opisaliśmy procedury i regulamin wynajmu nośników.
Wszystkich czynności możecie dokonać za pomocą internetu - od zapytania o wolne tablice poprzez analizę naszych nośników, zdobycie tekstu umowy oraz dokonanie płatności i raporty...
W tradycyjny sposób pozostanie Wam jedynie dostarczenie podpisanej umowy.
Regulamin:
1. nie wynajmiemy Państwu żadnego billboardu
i nie pomożemy Państwu w zaprojektowaniu waszej kampanii dopóki nie uzyskamy następujących informacji opisujących ją:
- termin trwania kampanii: data jej rozpoczęcia i zakończenia
- przewidywana ilość billboardów lub orientacyjna kwota przeznaczona przez Was na ten cel
- opis lub sugestie miejsc w których powinny znaleźć się wasze plakaty
lub:
- numery + adresy katalogowe nośników (patrz: Rezerwator)
- dokładne dane rejestracyjne płatnika (Klienta docelowego lub pośrednika działającego w jego imieniu)
- potwierdzenie wpłaty zaliczki na podstawie faktury pro-forma (dotyczy nowych klientów oraz nowych kampanii wprowadzanych przez dotychczasowych klientów)
2. wybierzcie billboardy odpowiadające celom waszej kampanii
- w naszym Rezerwatorze znajdziecie listę wszystkich naszych wolnych billboardów (po otrzymaniu od nas maila z hasłami dostępu do niego):
- przeczytajcie uważnie instrukcję jego obsługi
- wybrane nośniki wrzućcie do "ulubionych" i poinformujcie nas o tym mailowo lub telefonicznie
- po potwierdzeniu listy tych nośników przez nas opłaćcie otrzymaną fakturę pro-forma
Uwagi:
- nie prowadzimy kampanii przerywanych
- następnego dnia po zakończeniu każdej kampanii zaklejamy wszystkie nieaktualne plakaty i w ich miejsce naklejamy nasze własne - autopromocyjne
- minimalny okres wynajmu to 14 dni
- koszt kampanii 14-dniowej wynosi 65% cen katalogowych
- wynajmując mobilny billboard/y musicie opłacić z góry całkowity koszt kampanii
3. opłaćcie fakturę pro-forma - pierwszy miesięczny czynsz za wybrane nośniki + koszty produkcji i montażu plakatów na nie:
otrzymacie ją od nas po potwierdzeniu listy nośników (jest ona najważniejszym elementem potwierdzenia zamówienia kampanii)
- opłacenie faktury pro-forma jest jedynym sposobem uzyskania dostępu do naszych nośników (dotyczy nowych klientów i nowych kampanii wprowadzanych przez dotychczasowych klientów)
- po otrzymania przez nas należności otrzymacie fakturę VAT z datą wpłynięciu należności na nasze konto: numer konta
- to najistotniejszy dla nas etap przygotowań - teraz możemy zająć się tekstem umowu: spisaniem szczegółów jej realizacji
- wynajmując mobilny billboard/y musicie opłacić z góry całkowity koszt kampanii
- nośniki traktujemy za wynajęte od 7-go dnia po otrzymaniu wpłaty tej należności (ten tydzień jest Państwu potrzebny na przygotowanie plakatu); od tego momentu naliczamy czynsz
Sugerujemy więc wcześniejsze przygotowanie projektu plakatów aby zdążyć z drukiem i wyklejeniem na tę datę...
4. dokumentami definiującymi współpracę Państwa Firmy z naszą zawsze będą:
- faktura VAT
- umowa najmu nośników reklamowych - ekspozycja plakatów
- umowa zlecenie - druk i wyklejenie plakatów
- umowa o dzieło - projekt plakatu.
5. przygotowanie danych Klienta do umowy:
korzystamy z baz eKRS.MS.gov.pl i CEIDG.gov.pl ale w razie potrzeby poprosimy o scany dokumentów rejestracyjnych waszej firmy:
- NIP, REGON, KRS / wpis do ewidencji (CEIDG)
- ewentualnie upoważnienia dla osób reprezentujących waszą Firmę a nie występujących w dokumentach rejestracyjnych
6. odeślijcie nam zatwierdzoną umowę:
- wydrukowaną z otrzymanego od nas maila
- podpisany przez uprawnioną do tego osobę/osoby (w przypadku gdy osoba uprawniona nie występuje w KRS firmy - dołączcie aktualne upoważnienie)
a otrzymacie pocztą podpisany przez nas egzemplarz.
7. projekt plakatu - jeśli to my mamy go wykonać:
- opiszcie główny cel waszej kampanii
- przedstawcie swoją wizję layoutu - swoje wyobrażenie o nim...
- dostarczcie wszystkie niezbędne informacje dotyczące treści plakatu i jeśli posiadacie - materiały graficzne w formie elektronicznej (logotypy, czcionki, stałe elementy graficzne).
- pamiętajcie że tenże projekt albo "położy" kampanię gdy będzie słaby albo spowoduje jej sukces gdy będzie dobrze przygotowany
8. projekt plakatu - jeśli chcecie sami to zrobić lub posiadacie gotowy; prześlijcie do oceny (i zaufajcie nam... :-):
na tym etapie popełnianych jest najwięcej błędów a w Państwa i naszym interesie jest aby ich uniknąć:
- prześlijcie tenże projekt plakatu do naszej oceny - taki audyt wykonujemy gratis...
Nie wszyscy projektanci mają doświadczenie w projektowaniu plakatów na billboardy i często popełniają podstawowe błędy ponieważ na codzień przeważnie zajmują się innymi, małymi formami reklamowymi. Te błędy będą kosztowne dla Was a bolesne dla nas; niezadowolenie Klienta z wyników kampanii zawsze kończy się zrzuceniem winy na dostawcę usług; mamy na to dowody!
Prosimy poczytać kilka rad w tej materii: projektujemy dobry plakat
9. druk plakatu - jeśli my mamy to zrobić;
to już nasze zmartwienie... :-) poczytajcie: druk plakatów
10. druk plakatu - gdy zgodzimy się abyście zrobili to sami;
generalną naszą zasadą jest produkcja materiałów dla naszych klientów przez nasze zaprzyjaźnione drukarnie: jesteśmy wtedy pewni ich jakości i wiemy za co bierzemy odpowiedzialność a Państwo unikacie rozproszenia odpowiedzialności na kilka podmiotów.
Nie chcemy świecić oczami za cudzą niestaranność, braki doświadczenia czy niedoinwestowanie sprzętowe.
- zastosujcie się do następujących zaleceń: specyfikacja plakatów
- zastrzegamy sobie prawo do odmowy przyjęcia plakatów nie spełniających opisanych tam wymagań
11. dokumentacja fotograficzna kampanii - po zamontowaniu plakatówna billboardach
przez naszą ekipę - po kilku dniach otrzymacie Państwo komplet fotografii wyklejonych plakatów
12. płatności:
z chwilą opłacenia faktury pro-forma automatycznie zostaje zawarty kontrakt i jesteście Państwo od tego momentu oficjalnie Klientem naszej firmy i jedynym użytkownikiem wybranych nośników na czas trwania kontraktu. Od tego właśnie momentu naliczamy czynsz za ekspozycję plakatów... następnie otrzymacie:
- fakturę VAT dotyczącą tejże faktury pro-forma (wystawioną z datą otrzymania przez nas należności)
- umowę najmu
13. to pechowy numer - windykacje!
:-)
A na koniec:
14. kampanie wyborcze;
Obowiązkowa pełna wpłata z góry, nie udzielamy żadnych rabatów pośrednikom - swoje marże prosimy dopisać klientom do rachunku.
Stronnictwa luźno związane z interesem narodowym naszej Ojczyzny szczęścia niechaj szukają gdzie indziej...
